¿Guardas toda la información de tu empresa en el correo electrónico?

Guardar toda la información de tu empresa en el correo electrónico es un hábito peligroso que puede costarte caro.

Para muchas pequeñas y medianas empresas, el correo electrónico se ha convertido en el “almacén” principal de información: Presupuestos, proyectos, facturas, contratos, fotos de trabajos… todo termina guardado en la bandeja de entrada o en alguna carpeta del gestor de correo.

Parece práctico, está todo en un mismo sitio, se puede reenviar fácilmente y siempre está “a mano”, pero lo cierto es que usar el correo como sistema de almacenamiento es una de las costumbres más arriesgadas (y menos eficientes) que pueden tener las empresas hoy en día.

Veamos por qué, qué consecuencias puede tener y cómo organizar la información de forma más segura y profesional.

El correo electrónico fue diseñado para comunicarse, no para almacenar ni organizar documentación.

Aunque ofrezca espacio y sea accesible desde cualquier dispositivo, tiene limitaciones técnicas y de seguridad que pueden poner en riesgo toda la información de la empresa.

Algunos de los problemas más comunes de guardar toda la información de tu empresa en el correo electrónico son:

Un cambio de dominio, una baja accidental de una cuenta o una migración mal hecha pueden borrar años de trabajo.

En empresas donde la información se guarda únicamente en los correos de los empleados, basta con que uno se marche para que desaparezcan presupuestos, facturas o conversaciones importantes con clientes.

El correo sigue siendo la principal puerta de entrada de malware, ransomware y ataques de phishing.

Si se guarda y reenvía documentación desde correos infectados, se puede comprometer la seguridad de toda la red.

Buscar un presupuesto de hace seis meses o la versión final de un proyecto entre cientos de mensajes es una pérdida de tiempo.

Además, es fácil duplicar archivos o trabajar sobre versiones distintas sin darse cuenta.

Cuando toda la información está en el correo de un empleado, la empresa depende completamente de esa persona. Si se va o deja de estar disponible, se pierde parte del histórico o cuesta semanas recuperar la información.

Organizar la información correctamente no solo evita problemas, sino que mejora la productividad y la seguridad.

Hoy en día existen múltiples herramientas que permiten dejar atrás el “caos del correo” sin perder accesibilidad ni comodidad.

Servicios como Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox permiten almacenar, compartir y editar archivos desde cualquier dispositivo, con copias de seguridad automáticas y control de permisos.

Además, permiten crear carpetas compartidas por departamento (administración, proyectos, facturación, etc.) y mantener una estructura clara para que todo el equipo sepa dónde guardar cada documento.

Para empresas que prefieren tener el control completo, un servidor NAS (Network Attached Storage) ofrece almacenamiento centralizado dentro de la propia red de la empresa, con acceso remoto seguro y copias automáticas.

Es una excelente opción cuando se manejan archivos grandes o se trabaja en entornos con poca conectividad.

Permiten gestionar versiones, controlar permisos, buscar documentos por contenido y automatizar flujos de trabajo.

Son especialmente útiles en empresas donde se manejan contratos, planos, presupuestos o documentación técnica que necesita trazabilidad.

Muchas veces los correos se usan para guardar información de clientes o presupuestos. Estas herramientas almacenan de forma segura todos los datos de clientes, proyectos, facturas y comunicaciones, evitando que dependan del correo electrónico.

Aunque se adopten otras soluciones, el correo sigue siendo una herramienta imprescindible. Por eso, hacer copias de seguridad periódicas es fundamental para evitar perder información importante.

Algunas buenas prácticas son:

En los correos que contengan documentación o información relevante (presupuestos, contratos, etc.), conviene exportarlos y guardarlos en el sistema documental de la empresa. Así se evita que queden atrapados en el buzón del correo.

Para empresas que prefieren tener el control completo, un servidor NAS (Network Attached Storage) ofrece almacenamiento centralizado dentro de la propia red de la empresa, con acceso remoto seguro y copias automáticas.

Es una excelente opción cuando se manejan archivos grandes o se trabaja en entornos con poca conectividad.

Evita que los empleados usen cuentas personales. Todos los correos deben pasar por dominios corporativos (por ejemplo, @tuempresa.com) para poder controlar los accesos y las copias de seguridad.

Establece un protocolo: cuánto tiempo se guardan los correos, quién tiene acceso, cada cuánto se hacen copias y dónde se almacenan.

Una política clara evita pérdidas y problemas legales en caso de auditoría o reclamación.

Pasar del correo a un sistema de gestión más profesional no tiene por qué ser complicado. Recomendamos seguir estos pasos:

1. Audita la situación actual. Revisa qué tipo de información se está guardando en los correos y quién la gestiona.

2. Define una estructura de carpetas y permisos. Cada área de la empresa (comercial, técnica, administración…) debe tener un espacio propio.

3. Migra los archivos importantes. Descarga los adjuntos relevantes y súbelos al nuevo sistema con nombres y fechas coherentes.

4. Forma al equipo. Explica cómo se organiza la información y por qué es importante seguir las nuevas pautas.

5. Haz copias de seguridad automáticas. Tanto del correo como del sistema principal de archivos.

Guardar toda la información de la empresa en el correo electrónico es como dejar las llaves de la oficina bajo el felpudo: cómodo, pero peligroso.

El correo está para comunicar, no para almacenar. Migrar hacia un sistema seguro —ya sea en la nube, un servidor local o un software documental— te permitirá trabajar de forma más ordenada, ágil y segura.

Y, sobre todo, recuerda: sin copias de seguridad, no hay información segura. Un pequeño fallo puede borrar años de trabajo, presupuestos y relaciones con clientes. Poner orden ahora es mucho más fácil (y barato) que lamentar una pérdida más adelante.